Datensicherheit

Backups sind eine der typischen Achillesfersen der Inhouse-IT. Sie können vergessen werden, technisch nicht funktionieren, an mangelndem Speicherplatz scheitern, etc. Und sie müssen regelmäßig überprüft werden. Selbst wenn das alles funktioniert, lagern die Backups in der Regel in der Kanzlei – und sind von Naturkatastrophen und Einbrüchen genauso betroffen wie die Server selbst. Bei Actaport brauchen Sie sich um die Datensicherung keinerlei Gedanken machen. Backups werden auf den Servern automatisch erstellt und überprüft. Und sie werden ebenso wie Kanzleidaten geo-redundant gespeichert, d. h. selbst bei einem Totalverlust eines Rechenzentrums in Berlin sind die Backups in Frankfurt vollständig und intakt.

Actaport verwendet als zusätzliches Sicherheitsfeature Geo-Redundanz. Das bedeutet, dass alle Daten parallel auf Servern in zwei regional getrennten, deutschen Rechenzentren gespeichert werden. Selbst wenn eines der beiden Rechenzentren z. B. aufgrund einer Naturkatastrophe ausfallen sollte, sind alle Daten im zweiten Rechenzentrum vorhanden.

Die Services der Microsoft Cloud verschlüsseln Ihre Daten vor dem Speichern. Zusätzlich werden Ihre Dokumente mit Hilfe eines komplexen Schlüsselmanagements von Actaport codiert, bevor sie in die Cloud kommen. Für den Fall, dass (z. B. aufgrund von Anordnungen der Justizbehörden eines Drittlandes) Zugriff auf die Microsoft Cloud bestünde, würde dort nur das verschlüsselte, also unleserliche Datenmaterial vorgefunden. Diese zusätzliche Sicherheitsstufe stellt sicher, dass Anwälte ihren Datenschutzverpflichtungen – z. B. aufgrund von §203 StGB – vollumfänglich nachkommen, wenn sie Actaport einsetzen.

Standardmäßig erfolgt die Anmeldung bei Actaport über die Eingabe Ihres Benutzernamens und eines Passworts. Falls Sie eine erhöhte Sicherheitsstufe wünschen, haben wir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung implementiert. Diese funktioniert ähnlich wie das TAN-Verfahren beim Onlinebanking und sichert jeden einzelnen Zugriff auf Ihre Daten noch einmal zusätzlich ab.

Bei der täglichen Arbeit kommt es immer wieder vor, dass ein Programm verlassen wird, ohne die letzte Fassung eines Dokumentes zu speichern. Zwar gibt es hierfür mittlerweile Funktionen (Auto-Save und Wiederherstellung), aber jeder hat schon die Erfahrung gemacht, dass trotzdem etwas schiefgeht. Bei Actaport haben wir uns für die eingebaute Textverarbeitung daher etwas Besonders einfallen lassen. Wir speichern Ihren Dokumentenstand kontinuierlich und stellen so sicher, dass die gespeicherte Fassung nie älter als ein paar Sekunden ist.

Actaport setzt die Anforderungen um, die sich aus der DSGVO ergeben. Wir überwachen unsere Prozesse und Verfahren laufend unter dem Gesichtspunkt der Rechtskonformität. Und selbstverständlich setzen wir die Regeln der DSGVO auch bei unseren Subunternehmern und Lieferanten durch.

Wenn Sie unsere Software nicht mehr nutzen möchten, stellen wir Ihnen Ihre Daten wieder zur Verfügung. Die wichtigsten Metadaten bekommen Sie in maschinenlesbarer Form ausgehändigt. Alle Aktendokumente erhalten Sie sowohl in Benennung als auch in Format so, wie Sie diese in Actaport hinzugefügt haben. Alle Dateien befinden sich in einer entsprechenden Verzeichnisstruktur, so dass die Dokumente den korrekten Akten zugeordnet werden können.